Руководитель прислал вам презентацию в PowerPoint и сказал «я выступаю тогда-то, тема у меня такая-то». Что с этим делать дальше — непонятно. Вы назначаете в гугл-календаре встречу с начальником и обсуждаете слайды, потому что это кажется самым очевидным, с чего можно начать.

Дальнейшая работа над презентацией для выступления сводится к тому, что вы как послушный карандаш записываете и выполняете пожелания руководителя, на какой слайд поставить схему, а на какой — список из 10 пунктов.

Из-за этого презентация превращается в головную боль, потому что нет глобальной мысли, которая бы объединяла все эти слайды. Потом руководитель выступает на конференции, и выступление получается скучным, хотя слайды он утвердил, и вроде бы всё было в порядке. Но результатом он недоволен, и получается, что вашей работой тоже.

Что делать, чтобы с вами этого не случилось
Первое, что предстоит поменять — это отношение руководителя к выступлению с презентацией. Выясните, почему ему небезразлично это выступление, что важного он хочет там сказать, и главное — что его слушатели должны сделать после этого выступления.

Если обсуждение заходит в тупик или вашего умения интервьюировать не хватает, чтобы решить эту задачу, позовите агентство или студию презентаций. Руководитель не захочет уходить от ответов на вопросы приглашённого специалиста, которого для этого наняли и оплатили работу.

Большинство презентаций начинаются с информирования: посмотрите, какие мы классные, какого мы добились успеха. Такие презентации усыпляют слушателей.

Вместе с начальником найдите цель презентации, потом продумывайте наполнение. Нельзя просто произносить слова со сцены — всегда нужно понимать, зачем вы это делаете. Текст выступления нужно прожить.

После того, как определитесь с целью презентации и пропишете её структуру, проведите встречу, на которой проговорите с начальником весь текст. В идеале говорить должен он, а не вы — потому что для слушателей ценен именно его личный опыт.

Например, если выступление должно длиться 30 минут, а рассказ получился только на 10, значит, нужно будет добавить ещё контента. Или наоборот, руководитель увлёкся и рассказ занял 40 минут при лимите полчаса — значит, нужно сократить лишнее и усилить то, что есть.

Записывайте за руководителем главные мысли на стикеры, наклеивайте на доску или флипчарт — это поможет доработать смысл и структуру презентации. Один стикер = одна мысль. Меняйте местами, избавляйтесь от лишнего.

Чем проще структура, тем лучше аудитория слушает и понимает спикера. Стив Джобс неслучайно делал простую структуру для своих выступлений — «я расскажу вам три истории из моей жизни/мы выпустили три новых продукта».

10% в начале выступления заложите на то, чтобы начать с личной истории и установления контакта с аудиторией.

Забудьте про PowerPoint или Keynote на этапе создания рассказа, иначе сделать интересную презентацию не получится — вместо того, чтобы думать про людей в зале, вы будете мыслить белыми прямоугольниками слайдов.

После встречи нарисуйте раскадровку на флипчарте или от руки на листах А4 и согласуйте с начальником. Не бойтесь слайдов, на которых получается всего два слова — пусть пример выступлений Apple вас в этом поддерживает.

Смысл каждого слайда должен считываться в первые 5 секунд. Если какую-то схему или диаграмму не получается нарисовать в раскадровке, это значит, что её нужно упрощать или сокращать.

После того, как вы создали интересную, сильную историю, ошибиться в дизайне уже гораздо сложнее.

Прорепетируйте с начальником всю презентацию — но не как чтение рассказа со сцены, а общение с аудиторией.

Идеальный вариант — сделать два прогона в офисе, чтобы синхронизировать визуальную часть и слова выступающего, а третий прогон провести на площадке, чтобы избавиться от ненужного напряжения и не отвлекаться во время выступления.

Подготовьте финальный файл, чтобы он соответствовал требованиям организаторов, и ваша история не прерывалась техническими неполадками.

Поделиться в соцсетях