Чаще всего графиков и цифр много в отчётных и стратегических презентациях, где речь о показателях: объёмах продаж, прибыли, сравнениях с конкурентами. Такие презентации используют внутри компаний, чтобы отчитаться перед руководством или подвести итог работы отдела за год.

Многие отчётные презентации сводятся к тому, что спикер показывает коллегам или руководителям кучу данных, но не рассказывает историю. Он не создаёт связного, логичного рассказа, а данные сами по себе не работают.

Зрителям легко запутаться в таких слайдах и не уловить смысл: данных много, и непонятно, что с чем связано. Ваша задача — рассказать такую историю, чтобы люди вас поняли, либо сделали то, что вы хотите. Для этого нужно использовать данные и диаграммы не как основу, а как вспомогательный инструмент.

Отчётные и стратегические презентации могут быть не только понятными, но и интересными: посмотрите, как Ханс Рослинг рассказывает историю с помощью диаграмм.

Сложные графики и таблицы с цифрами нужно упрощать: слайды должны дополнять слова спикера, а не путать людей.

Воспринимать большое количество данных подряд сложно — это не история. Из-за этого к каждой диаграмме нужно привыкать. Возникают две проблемы:

Это происходит из-за того, что цель презентации поставлена неправильно. Например, показать все данные и всю динамику, которая происходила за месяц, — это информирование, которое не мотивирует слушателей к действиям.

Есть установка, что простые слайды — это плохо. Чистый слайд, на котором не слишком много элементов, кажется не проработанным. Это попытка измерить дизайн и визуализацию данных в килограммах. В такой системе ценностей чем больше элементов на слайде, тем лучше проработано решение. К сожалению, это не так.

Чтобы рассказать просто о сложном, нужно приложить намного больше усилий. Как со стилем: создать минималистичный классный образ — это кропотливая работа. А чтобы надеть всё лучшее сразу, особо задумываться не нужно.

Делая слайды простыми, вы повышаете качество коммуникации. Презентация будет понятнее, и вы точнее объясните тот смысл, который хотели донести. Ваша цель заключается не в том, чтобы показать диаграмму, а в том, чтобы люди поняли главную идею.

Вот несколько советов, которые помогут убедиться, что вы не убрали нужную информацию.

Вместо того, чтобы писать «Рост прибыли за 2020 год», напишите вывод из графиков: «За 2020 прибыль увеличилась в 1,3 раза». Это поможет зрителям понять, что надо запомнить, а вам — не перегружать слайд графиками, которые не относятся к заголовку.

Например, чтобы сравнивать временные показатели, лучше пользоваться гистограммой, а не круговой диаграммой.

Не используйте разные цвета и оттенки для каждого показателя. Можно ограничиться серым и выделить только главное.

Не используйте тени, объёмы, наклоны. Они перегружают график, а иногда — искажают информацию. Например, на 3D-диаграмме кажется, что зелёная доля на переднем плане больше синей, хотя на самом деле они не сильно отличаются.

На оси Y сложно определить показатели, которые находятся между делениями. Уберите эту ось и подпишите показатели на графике. Разлиновку тоже можно убрать: она создаёт лишний шум и не несёт полезной информации.